Ochrona Danych Osobowych

REALIZACJA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych:

 

Dane Administratora oraz kontakt do Inspektora Ochrony Danych

 

Administrator

Dane teleadresowe Administratorów

Dane kontaktowe
Inspektora Ochrony Danych

Sąd Rejonowy
Szczecin-Centrum w Szczecinie

Adres:

ul. Kaszubska 42

70-227 Szczecin

tel.: 91 48 55 275

Adres e-mail:

administracyjny@szczecin-centrum.sr.gov.pl

iod@szczecin-centrum.sr.gov.pl  

Prezes Sądu Rejonowego
Szczecin-Centrum w Szczecinie

Dyrektor Sądu Rejonowego
Szczecin-Centrum w Szczecinie

Minister Sprawiedliwości

Aleje Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa

tel. 22 52 12 888

iod@ms.gov.pl

 

Sąd Rejonowy jest Administratorem danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej.

 

Sąd Rejonowy, w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej, oraz Prezes Sądu oraz Minister Sprawiedliwości w ramach realizowanych zadań – są Administratorami danych osobowych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe, w systemach teleinformatycznych, w których są prowadzone rejestry sądowe, oraz w systemach teleinformatycznych, w których są prowadzone urządzenia ewidencyjne (sądowe systemy teleinformatyczne).

 

Prezes i Dyrektor Sądu Rejonowego oraz Minister Sprawiedliwości – każdy w zakresie realizowanych zadań – są Administratorami danych osobowych:

1) sędziów i sędziów w stanie spoczynku oraz asesorów sądowych,

2) referendarzy sądowych, asystentów sędziów, dyrektorów sądów oraz ich zastępców, kuratorów sądowych, aplikantów aplikacji sądowej, aplikantów kuratorskich, urzędników oraz innych pracowników sądów,

3) biegłych sądowych, lekarzy sądowych, mediatorów oraz ławników,

4) kandydatów na stanowiska wymienione w pkt 1 i 2.

 

Administratorem danych przetwarzanych w celu wykonania zadań lub obowiązków przez kuratorów sądowych jest Prezes Sądu Rejonowego, w którym kurator sądowy pełni obowiązki służbowe.

 

Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

Przeprowadzenie postępowania sądowego w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań
z zakresu ochrony prawnej

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO[1]

Art. 9 ust. 2 lit. f RODO[2]

Realizacja umów na dostawy, usługi i roboty budowlane Sądu w ramach zamówień publicznych

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO[3]

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne
do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Zatrudnienie pracowników Administratora

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO[4]

Rekrutacja na wolne stanowiska pracy

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO[5]

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Prowadzenie monitoringu wizyjnego w siedzibie Sądu

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne
do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora – zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrona osób
i mienia

Prowadzenie działalności finansowej

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Udostępnianie informacji publicznej

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Wykonywanie ustawowych zadań przez kuratorów sądowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 9 ust. 2 lit. f RODO

 

Odbiorcy danych osobowych

 

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

-         banki w celu obsługi dokonywanych transakcji;

-         podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;

-         osoby fizyczne oraz podmioty, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;

-         podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego;

-         osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania w oparciu
o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W niektórych sytuacjach Pana/Pani dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.

 

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

 

Dane osobowe uczestników postępowania sądowego
oraz osób, których dane przetwarzane są w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości oraz zadań
z zakresu ochrony prawnej

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości
z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia, które określa warunki i zakres przechowywania akt w sądzie przez okres niezbędny ze wzglądu na rodzaj i charakter spraw, terminy przedawnienia, interesy osób biorących udział w postępowaniu i znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji oraz warunki i tryb przechowywania i przekazywania akt archiwom państwowym, a także warunki i tryb niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania.

Dane osobowe przetwarzane
w ramach monitoringu wizyjnego

Okres przechowywania nagrań jest ograniczony pojemnością nośnika danych, jednakże nie przekracza on 3 (trzech) miesięcy od dnia nagrania, następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz.

Termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie przepisów prawa lub gdy Administrator powziął informację, iż mogą one stanowić w takim postępowaniu).

Dane pracowników

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z przepisów prawa i wynosi:

-         akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat; 

-         akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r.
do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat; 

-         akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. 

Dane zbierane na podstawie wyrażonej zgody

Dane będziemy przechowywać do czasu wycofania zgody.

Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami

Przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający
z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.

Dane przetwarzane w związku
z realizacją umów cywilno-prawnych

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego,
w którym powstał obowiązek podatkowy.

Pozostałe dane wskazane
w tabeli dotyczącej celów przetwarzania

Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili realizacji zadania, do którego dane osobowe zostały zebrane, a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

Realizacja praw osób, których dane dotyczą

 

Rodzaj prawa

Podstawa prawna i objaśnienie

Wyjątki

Prawo do wycofania zgody

na przetwarzanie danych osobowych

Art. 7 ust. 3 RODO – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie

wycofać zgodę

Wycofanie zgody nie wpływa
na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Prawo dostępu do danych osobowych

Art. 15 RODO - korzystając z tego prawa masz możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu
są przetwarzane

Nie stosuje się do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach sądowych, w rejestrach sądowych
albo w sądowych systemach teleinformatycznych.

Prawo do sprostowania danych osobowych

Art. 16 RODO - korzystając z tego prawa możesz zgłosić do nas konieczność poprawienia danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu, czy przetwarzaniu danych

Nie stosuje się do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach sądowych, w rejestrach sądowych
albo w sądowych systemach teleinformatycznych – w zakresie
w jakim przepisy szczególne przewidują odrębny tryb sprostowania.

Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”)

Art. 17 RODO - korzystając z tego prawa, możesz złożyć wniosek o usunięcie danych
i w przypadku zasadności wniosku, dokonamy niezwłocznego usunięcia danych

Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane
są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Art. 18 RODO - korzystając z tego prawa możesz złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych, a w przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać, wznowienie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania

Nie stosuje się do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach sądowych, w rejestrach sądowych

albo w sądowych systemach teleinformatycznych.

Prawo do przenoszenia danych

Art. 20 RODO - ma zastosowanie jedynie
w przypadkach jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany

 

 

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna

Art. 21 RODO

Objaśnienie

Korzystając z tego prawa możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes
lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie, jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.

W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

Prawo wniesienia skargi do Organu Nadzorczego

 

Sąd Okręgowy w Szczecinie

ul. Kaszubska 42

70-952 Szczecin

Skargi osób, których dane osobowe przetwarzane w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub przetwarzane
w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

Skargi w pozostałym zakresie, gdy osoby uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy prawa.

 

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych osobowych

 

Podanie danych osobowych jest, w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych:

-         wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

-         wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy;

-         dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, których dane dotyczą.

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało nie zrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.

 

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

 

Państwa dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.

 

Informacja o przekazywaniu danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

 

Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych
w przepisach prawa.

 

 

 

 



[1] Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

[2] Art. 9 ust. 2 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy

[3] Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą,
lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

[4] Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

[5] Art. 6 ust.1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych

Rejestr zmian dla: Ochrona Danych Osobowych

Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-05-17
Publikacja w dniu:
2019-05-17
Opis zmiany:
akrtualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-05-17
Publikacja w dniu:
2019-05-17
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-04-29
Publikacja w dniu:
2019-04-29
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-04-29
Publikacja w dniu:
2019-04-29
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-04-29
Publikacja w dniu:
2019-04-29
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-02-28
Publikacja w dniu:
2019-02-28
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-01-22
Publikacja w dniu:
2019-01-22
Opis zmiany:
aktualizacja
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-01-22
Publikacja w dniu:
2019-01-22
Opis zmiany:
aktualizacja obowiązku informacyjnego
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-01-22
Publikacja w dniu:
2019-01-22
Opis zmiany:
b/d
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy Szczecin - Centrum w Szczecinie
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-01-22
Publikacja w dniu:
2019-01-22
Opis zmiany:
b/d